Eina de gestió mancomunada
Codi Cooperatiu
https://codi.coop
Forma jurídica: Cooperativa de treball
Sector: Tecnologies emancipadores
Àmbit: Tecnologies
Any d'inici del projecte:2020
Nº de treballadores:3
Número d'entitats participants:1

Som una cooperativa de treball tecnològica que fem aplicacions i pàgines web.

D’on prové la idea de pensar en un servei de mancomunió d’una aplicació?

En general hi ha una gran manca de cultura del sector de les tecnologies i del software com a eines de millora quotidiana de gestions repetitives i manuals vinculades a la generació de documents per a la gestió interna de les entitats, de gestió de dades i documentació, entre d’altres.

Moltes entitats combinen eines com WordPress, FramaForms / Google Forms, Nextcloud / Google Drive, fitxers d’Office + Dropbox, de forma poc òptima i sovint són font de problemes degut a l’enorme quantitat d’hores perdudes en tasques manuals i repetitives.

La possibilitat de mancomunar una aplicació que resolgui aquestes qüestions entre un sector d’activitat o agrupacions d’entitats que tinguin aquesta tipologia de necessitats compartides pot ser una mesura d’estalvi econòmic, un estalvi de temps i una forma comuna de resoldre aquestes necessitats, redistribuint esforços per a generar una eina que hi doni resposta.

Quan vam fundar la cooperativa ja vam començar a donar-li voltes ja que coneixíem que al sector de l’economia capitalista disposen de molts més recursos per invertir en les seves pròpies aplicacions amb l’objectiu d’augmentar el benefici. En el sector de l’ESS les possibilitats que generen aquestes aplicacions i programacions tenen un objectiu clar: mancomunar recursos per augmentar l’impacte social i territorial, per dignificar les tasques associades a la vida interna de les iniciatives -gestió de dades, etc.-, per redistribuir costos entre iniciatives que comparteixin necessitats i accedir a les potencialitats de la tecnologia per poder millorar els serveis.

Quina va ser la primera eina mancomunada que vau elaborar?

La primera eina mancomunada va ser un programa de gestió de dades pels Ateneus Cooperatius. Cada ateneu funciona de forma independent i tenen metodologies diferents, però tenen en comú que han de complir uns objectius anuals repartits en diferents indicadors.

Han de gestionar un gran volum de dades: de publicar l’oferta formativa, recollir dades personals i autoritzacions, les signatures d’assistència, inscripcions, enquestes de valoració, les sessions d’acompanyament a projectes, etc.

Tota aquesta informació ha d’estar molt ben organitzada per poder presentar la memòria anual de totes les accions.

Així que en el procés de renovació de l’aplicació de la gestió interna de Coòpolis vam adonar-nos que altres Ateneus Cooperatius també tenien aquestes necessitats, per tant encaixava l’estratègia de transformar l’aplicació perquè pugués ser replicada i feta servir per altres ateneus.

Va ser un èxit, i ara mateix ja són 12 dels 14 Ateneus Cooperatius en fan ús.

Teniu altres experiències de mancomunió d’aplicacions i/o programació d’un software entre iniciatives?

Hem començat a replicar aquesta proposta elaborant una aplicació per cinc gestories, d’ús intern, per gestionar la comunicació amb els clients, entre d’altres necessitats compartides del sector.

El fet de poder canalitzar les consultes permet augmentar el nombre de clients. L’escalabilitat és clau per reforçar les entitats i garantir-ne la qualitat dels serveis.

Com es concreten aquestes propostes de desenvolupament de l’aplicació     mancomunada? Quin és el procés per a definir-la?

Inicialment es fan reunions entre l’equip tècnic i les entitats agrupades que tenen la necessitat, per tal de detectar-les, definir-les i concretar-les, un procés inicial clau per a decidir quines són les característiques que ha de tenir el producte.

Un cop consensuades les necessitats s’elabora una proposta concreta acompanyada d’uns tempos per fer-la possible i un pressupost associat; i un cop aprovada, es comença a desenvolupar el mínim producte viable, una primera versió de l’eina que es va adaptant i modificant amb el temps per anar-hi fent ampliacions que s’adeqüin a les diferents necessitats que es van detectant a mesura que es va fent ús de l’eina.

Cal que aquest procés sigui molt pedagògic; per aquest motiu, quan s’accepta la proposta de desenvolupar l’eina, és necessari explicar que el software és un producte viu i que va evolucionant, fet que implica un compromís per part dels usuaris de l’eina que, conseqüentment, es concreta amb una inversió en el temps necessari per a pensar-hi i fer-hi millores constants.

Per a recollir aquests canvis és òptim que hi hagi una comissió de treball amb les persones de les diferents entitats implicades que tinguin la confiança de la resta de les iniciatives, i poder ser àgils amb les qüestions més executives que impliquen canvis.

També dotar-se d’eines i canals com pot ser una llista de correus, un document per recollir-hi incidències i/o propostes de canvis, etc., així com formacions a les persones que facin part d’aquesta comissió de treball o de les que facin ús de l’aplicació. El factor humà és molt important en tot aquest procés.

En el cas dels ateneus que van adoptar l’aplicació van aparèixer diferents mecanismes en relació al procés d’aplicació de l’eina com la facilitació d’espais de trobada mitjançant una llista de correus on hi participa una persona de cada ateneu en qualitat d’administradora de la seva aplicació on es comparteixen documents i es convoca una reunió anual per la presa de decisions col·lectives en relació a les modificacions de l’aplicació.

La intercooperació entre iniciatives és el principi cooperatiu que permet fer-ho possible.

La intercooperació no només és per part de les entitats que s’agrupen per a definir l’eina que els resolgui les necessitats detectades, sinó que també a nivell sectorial tecnològic s’està generant una articulació entre diferents iniciatives que acumulen experteses en diferents àmbits claus per desenvolupar l’eina. Codi cooperatiu estem duent a terme la part de programació, però sovint aquestes eines també requereixen d’una part de disseny que està desenvolupant la cooperativa de disseny, RiceUp. I actualment també estem teixint aliances amb una altra cooperativa especialitzada en sistemes, Kedu.

Amb les dues eines esmentades, com la mancomunió d’una eina ha donat resposta a les necessitats detectades?

De cara a les entitats ha funcionat molt bé. Tot i que fa difícil pressupostar el mínim producte viable inicial per la complexitat de l’eina, s’ha evidenciat que la generació d’aquest software permet tenir, de forma conjunta, la capacitat econòmica per accedir a una tecnologia que, per separat, no estaria al seu abast.

També s’ha transformat la forma de treballar; el procés de mancomunió del backoffice dels ateneus cooperatius ha permès articular tot un sistema de treball per anar prenent decisions sobre els canvis, etc., que ha permès sistematitzar-ho. Ara, amb els nous projectes, ja coneixem els mecanismes importants per posar-nos a treballar juntes.

Si altres iniciatives articulades amb necessitats compartides volguessin     mancomunar una eina com les que heu plantejat anteriorment, quins creieu que són els elements claus perquè funcioni?

Un element clau és el factor humà. Abans d’iniciar el procés de detecció de necessitats és important saber quina relació tenen entre les entitats que volen fer-ho, si s’ha treballat abans conjuntament i quin nivell de comunicació i relació tenen entre les iniciatives implicades. Per a un bon funcionament del procés per la definició i l’aplicació de l’eina, cal tenir una cultura organitzativa, comunicativa i de treball relativament consensuada.

És important, a l’hora de voler dur a terme un procés d’aquestes característiques, que hi hagi persones a les iniciatives que tinguin la motivació per implicar-s’hi perquè implica un temps de coordinació i gestió que s’ha d’estar disposat a aportar.

Un cop les entitats han decidit desenvolupar l’eina i han definit les necessitats que creuen que els hi resoldrà, és important generar espais de formació per entendre què es pot fer amb el món del software i quines aportacions pot fer l’eina. És necessari aquest procés formatiu i d’assessorament per prendre una decisió informada de l’eina.

Creiem que el suport econòmic per part de l’administració pública és clau, perquè facilita la possibilitat d’articular sectors i iniciatives de l’ESS a partir de resolució de necessitats reals d’aquestes.